Mange e-mail-beskeder kommer galt af sted.Joe The Goat Farmer/Flickr

Mange mennesker, jeg ikke kender, begynder e-mails med den gnidende hilsen, jeg håber du har det godt. Mit sædvanlige svar: Ja...jeg kender dig ikke, og jeg har det godt nok til at slette din e-mail uden at læse videre.

Og i betragtning af resultaterne af en uformel undersøgelse, har mange mennesker det på samme måde.

Catharine Hamm, rejseredaktør for Los Angeles Times , der modtager utallige pitches fra potentielle bidragydere og PR-agenter, frygter også at modtage e-mails. Det er ved Guds nåde, at jeg har det godt, men hvad hvis jeg ikke var det? spurgte hun. Jeg er sikker på, at jeg ville være lige så vred...Til disse mennesker siger jeg dette: At bygge et forhold betyder at hjælpe mig med at udføre mit arbejde, ikke at spørge mig, hvordan jeg har det. Det betyder at forstå mit marked, ikke at prøve at forstå min psyke. Det betyder at identificere og adressere mine journalistiske behov, ikke at hjælpe mig med at finde mit personlige centrum.

Barbara Teszler, CEO for Teszler PR i Santa Monica, Californien, sigeråbner med Jeg håber, denne e-mail finder dig godt, er lige deroppe med et koldt opkald, der begynder. Læg ikke røret på, eller e-mail markeret vigtige oplysninger med rødt på konvolutten (den vigtige information er, at du er blevet forhåndsgodkendt til en kreditering kort med et firma, som du ikke kunne være ligeglad med). Folk vælger 'Jeg håber, du har det godt' for at etablere en personlig forbindelse - det får det til at lyde, som om du allerede har mødt denne person, og at ignorere eller afvise en person, du har mødt personligt, er mere uhøfligt end at ignorere en fremmed dig Jeg har aldrig mødt hinanden, så din e-mail er i teorien mere tilbøjelig til at blive læst på denne måde - men det forekommer mig som konstrueret og uoprigtigt.

Mike Plugh, lektor i kommunikation ved Manhattan College, mener, at disse hilsner har mere at gøre med modtagerens fortolkning end afsenderen. Hvis nogen skriver: 'Jeg håber, du har haft en god uge' eller 'Jeg håber, det her finder dig godt', er der en chance for, at du har haft en frygtelig uge, eller at du er langt fra 'godt', men anerkendelsen af ​​vores gensidige menneskeheden er det egentlige budskab frem for konkrete håb, siger Plugh. Grunden til, at disse venlige venlige forhold kan virke uoprigtige, er fordi de stirrer på os fra en hvid skærm, hvilket i sagens natur er upersonligt.

En e-mail-server viser advarsler for spam eller uønskede e-mails.Foto: Ian Waldie/Getty Images

Ifølge McClain Watson, direktør for forretningskommunikationsprogrammer på Naveen Jindal School of Management ved UT Dallas, skal folk lette op. Hvis sætningen 'Jeg håber, du har det godt' i en e-mail fremkalder en følelsesmæssig reaktion fra dig, har den sætning gjort sit arbejde, siger Watson. Tonen i det meste af vores daglige e-mail er proceduremæssig, transaktionsbetonet og lyder som om den er skrevet af zombier til zombier. En udfordring for dem af os – som mig – der ønsker at skrive en e-mail til mennesker med et bankende hjerte, er at finde en måde at skabe en sympatisk forbindelse med læseren, så vores e-mail læses med en menneskelig stemme. 'Jeg håber, du har det godt' er måske ikke den bedste måde at nå det mål på, men det gør et anstændigt stykke arbejde meget af tiden.

Etiketteekspert Brooke Straiton anbefaler at skrive dine e-mails baglæns. Din første sætning skal opsummere dine behov eller hensigten med e-mailen, siger hun. Dette giver nogen mulighed for helt fra begyndelsen at vide, om dette er en e-mail, der skal adresseres hurtigst muligt, arkiveres som information, eller hvad den passende handling måtte være. Hvis du vil tilføje 'hyggeligheder', så lad dem være til sidst.

Jill Tipograph, medstifter af Karriere i de tidlige stadier , en konsulentvirksomhed, der hjælper unge mennesker med at få praktikpladser eller første job, indrømmer, at det er svært at springe direkte ind i erhvervslivet, så det er vigtigt at finde ud af den rigtige tilgang. Din personlighed og ægthed skal etableres. Du skal finde noget behageligt og acceptabelt med hensyn til tilgang. Det er ikke one size fits all, siger hun. Hver situation er anderledes. Fremgangsmåden bør afspejle den statur og/eller det billede, du kan finde online.

21. juli stjernetegn

###

Pitch Perfect: Effektive måder at starte en e-mail på

Startrackeren bad Jill Tipograph om at give tips til at forbedre e-mails:

Jeg håber, at denne e-mail finder ud af, at du skal reserveres til et telefonopkald eller en opfølgende e-mail til en personlig introduktion. Hvis du ikke kender personen endnu, er det bedst at bruge en anden tilgang.

Ægtehed skal være ægte, eller gå ikke ad den vej. Vær professionel, ikke afslappet. Tænk på at købe et kort: Ville du sende et overivrigt eller alt for oprigtigt kort til en, du ikke kender?

hvad stjernetegn er 24. maj

Fejl på den konservative side i tilgangen. Start en e-mail med Dear Mr./Ms./Dr.; kun flytte til personnavne, når der er etableret et forhold eller en rapport. Hej eller Hey er alt for afslappet. Brug egennavne: Hvis deres navn er Robert, skal du ikke henvise til dem som Bob i en indledende e-mail.

Nævn refereren (hvis du har deres tilladelse) - start altid med personens navn i emne og første linje. Det er dit aktiv. Kære (blank) – jeg blev henvist af (blank), som troede, du ville være en god at kontakte om (blank).

Henvend dig til folk, der bruger deres branche-jargon – folk inden for kreative felter taler på én måde, mens dem i bankvirksomhed på en anden måde. Men under alle omstændigheder er det klogt ikke at være ekstrem. Forskellige brancher har forskellige standarder.

Brug en dræber e-mail-emnelinje - folk gider ikke læse den faktiske e-mail, hvis emnet ikke giver genklang. Sørg for, at det er relevant, pinefuldt og giver nogen en grund til at åbne. Så meget går til spam i disse dage, så det er vigtigt og værdifuldt at indsætte en fælles interesse, alma mater eller person, der anbefalede dig.

Send en opfølgende e-mail – de første e-mails bliver ofte ikke læst. Differentier det: Jeg håber, du har en god uge, og ville følge op på min e-mail i sidste uge.

Pet Peeves

Undgå emojis, da de kan skabe forkert førstehåndsindtryk.

Nævn ikke nogen uden deres tilladelse.

Tildel ikke personen et kaldenavn. Historie: En ny universitetsstuderende henvendte sig til Jill online og sagde: Hej Jilly. Ingen har kaldt mig Jilly, siden jeg var barn, og kun min mand gennem mange år har kaldt mig så kærligt fra tid til anden, sagde hun. Jeg blev meget afskrækket.

Tredobbelt bevis – det er pinligt at se stavefejl og forkert brug af grammatik – især en persons forkerte navn eller virksomhed (tænk på universitetsansøgninger, f.eks. forkert universitetsnavn i et essay).

Bed ikke om gratis rådgivning eller et job uden at tilbyde noget af værdi i bytte. Det er alt for assertivt og et afslag.